Es war Anfang J Dezember 2019 – Monate bevor die COVID-19-Krise die Wirtschaft zum Erliegen bringen und den Geschäftsbetrieb in den USA vor große Herausforderungen stellen würde. Doch Ralph Loura hatte bereits Pandemien im Blick.
Als CIO von Lumentum, einem Hersteller von Produkten für optische Netzwerke und Laser, stand Loura kurz davor, nach China zu fliegen, um dort die Systemumstellung („Cutover“) für eine neu erworbene Tochtergesellschaft im Rahmen der Inbetriebnahme zu begleiten.
Having navigated business disruption a decade earlier during the 2009 SARS crisis, Loura told his team to put contingency plans in place in case of a public health problem. Dann drangen erste Informationen über eine mysteriöse Krankheit aus Wuhan an die Öffentlichkeit. Loura hat die Reise abgesagt. Sie würden die Arbeit aus der Ferne erledigen.
Bald würde der Rest der Welt es ihr gleichtun. Innerhalb von drei Monaten zwang die COVID-Pandemie Dutzende Millionen Arbeitnehmer, darunter 7 000 Mitarbeiter von Lumentum, dazu, sich an eine neue Normalität anzupassen: das Arbeiten von zu Hause aus, auch bekannt als „WFH“. Für CIOs wie Loura stellt die Arbeit im Homeoffice nicht nur eine logistische Herausforderung dar, sondern birgt auch enorme Sicherheitsrisiken. Doch es bietet Loura auch eine seltene Gelegenheit: die Chance, dazu beizutragen, Lumentum zu einem agileren und letztendlich sichereren Unternehmen zu machen.
„Es ist schwierig, Menschen an neue Werkzeuge und neue Arbeitsweisen zu gewöhnen, aber Not macht erfinderisch.“Ralph Loura, CIO bei Lumentum
„Es ist schwierig, die Menschen an neue Werkzeuge und neue Arbeitsweisen zu gewöhnen“, sagt Loura. „Doch Not macht erfinderisch.“
Hacker machen sich die Arbeit im Homeoffice zunutze
Viele Unternehmen wurden von der plötzlichen Umstellung auf die Arbeit im Homeoffice völlig überrascht. Laut einer Tanium-Umfrage unter 1 000 Führungskräften der obersten Ebene in den USA und Europa räumt die überwiegende Mehrheit der Unternehmen (96 %) ein, dass sie in den ersten beiden Monaten der Pandemie nicht auf die Sicherheitsherausforderungen vorbereitet waren, die sich durch die Arbeit im Homeoffice ergaben. Was ist laut den befragten Führungskräften die größte Herausforderung? Identifizierung und Absicherung persönlicher Endgeräte, die sich im Unternehmensnetzwerk anmelden.
Lumentum hatte jedoch zumindest einen frühen Vorteil. Bereits vor der Pandemie hatte das Unternehmen für jeden einzelnen seiner Mitarbeiter weltweit den Zugang zu RingCentral, einer cloudbasierten Kommunikations- und Kollaborationsplattform, eingerichtet. Diese Entscheidung verminderte die Notwendigkeit, plötzlich Tausende von Mitarbeitern einzusetzen und in der Nutzung eines neuen Softwaretools zu schulen. Zudem ersparte dies den Sicherheitsteams von Lumentum, sich mit den Datenschutz- und Sicherheitslücken von Zoom auseinandersetzen zu müssen.
Das Unternehmen lieferte Computer an Mitarbeiter, die über keine Firmenlaptops verfügten. Das war noch einfach im Vergleich zu dem, was als Nächstes kam. Die größere Herausforderung bestand darin, diese Endgeräte in einer privaten Umgebung zu sichern.
Loura erläutert dies anhand eines persönlichen Beispiels: „Neulich habe ich mein WLAN-Kontrollpanel aufgerufen und festgestellt, dass in meinem Haushalt 58 Geräte verbunden sind“, sagt er. „Intelligente Türklingel, intelligenter Thermostat, Smart-TV und so weiter und so fort. „Wenn Sie Ihre Unternehmensressourcen nicht vom Rest der Umgebung abschirmen, ist das nichts anderes, als sich in ein öffentliches WLAN bei Starbucks einzuloggen.“
IT-Abteilungen in Unternehmen sind es gewohnt, einen großen Einfluss darauf zu haben, wie die Mitarbeiter die Technologie nutzen. Und als die Arbeit im Homeoffice begann, verloren sie diese Kontrolle mehr oder weniger. Und dies ging mit einer Zunahme der Angriffe einher.
„Seit März verzeichnen wir einen Anstieg an Malware, die versucht, in unser Netzwerk einzudringen, darunter auch Brute-Force-Angriffe“, stellt Loura fest. „Wir haben einen starken Anstieg von COVID-spezifischen Phishing-Angriffen unter beobachtet, beispielsweise E-Mails mit dem Inhalt: ‚Klicken Sie hier, um Ihre COVID-Hilfsgelder zu erhalten.‘“
Um Endgeräte im privaten Umfeld zu verwalten, abzusichern und zu schützen, ergriff Lumentum entschlossene Maßnahmen. Neben der Einführung der Multi-Faktor-Authentifizierung führte das Unternehmen den cloudbasierten Sicherheitsdienst von Tanium ein, um sicherzustellen, dass die Geräte über die neuesten Antiviren-Updates und Sicherheitspatches verfügten – etwas, das andernfalls automatisch über das Unternehmensnetzwerk erfolgt wäre. Um den direkten Zugriff auf sein Netzwerk zu unterbinden, führte Lumentum ein Zero-Trust-Modell nach dem Prinzip „ “ () ein, bei dem ein Unternehmen jedes einzelne Gerät – selbst bekannte Geräte –, das versucht, eine Verbindung zu seinen Systemen herzustellen, überprüfen muss, bevor es diesem den Zugriff gewährt.
Das Potenzial der Agilität ausschöpfen
Zwar sind die Sicherheitsprotokolle des Unternehmens aus zwingenden Gründen strenger geworden, doch hat die Umstellung auf Homeoffice es dem Unternehmen ermöglicht, flexibler zu werden, besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und letztendlich seine Prozesse und Entscheidungsfindung agiler zu gestalten.
„Es liegt beispielsweise in der menschlichen Natur“, so Loura, „ein Gewohnheitstier zu sein.“ Menschen schätzen Struktur. Außerdem schätzen wir die Vertrautheit mit den Werkzeugen, die wir bei unserer Arbeit einsetzen. Dies mache die Einführung neuer Technologien und neuer Arbeitsweisen „in jedem Umfeld zu einer Herausforderung“, so Loura. „Die Menschen haben Aufgaben zu erledigen und gewöhnen sich an die Werkzeuge, die sie verwenden.“
Die heutige neue Kultur der Arbeit im Homeoffice hat viele Mitarbeiter dazu gezwungen, ihre gewohnten Verhaltensweisen aufzugeben. Da sie nicht mehr gemeinsam in einem Konferenzraum sitzen können, mussten sie auf Hilfsmittel wie virtuelle Whiteboards für die Zusammenarbeit zurückgreifen. Dies wiederum, so Loura, habe zu „einer neuen Offenheit“ geführt.
Diese Offenheit erstreckt sich bis in die Führungsetage. Vor der Umstellung auf Homeoffice, so Loura, konnte die Entscheidungsfindung ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein. Angenommen, Herr Loura möchte eine neue Kundensupport-Plattform im Wert von einer Million Dollar einführen; dann müsste er eine Reihe von Besprechungen mit der Geschäftsleitung vereinbaren. Es könnte Wochen dauern, bis die richtigen Führungskräfte an einem Ort versammelt sind.
„Wenn ich heute, da wir im Homeoffice arbeiten, ein Meeting mit meinem Führungsteam benötige, kann ich es noch heute Nachmittag vereinbaren“, sagt Loura. „Wenn Fragen aufkommen, kann ich den Experten in Echtzeit in die Besprechung einbinden, die Fragen direkt im Verlauf der Besprechung beantworten und muss kein zweites Treffen ansetzen.“
Dank dieser Flexibilität war es dem Führungsteam möglich, in relativ kurzer Zeit eine umfassende Sicherheitsrichtlinie für die Arbeit im Homeoffice zu erarbeiten. „Das ist in der Tat eine der wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Erfahrung“, sagt Loura. „Das mussten wir von Grund auf neu entwickeln.“
Neue Richtlinien für die neue Normalität im Homeoffice
Dank agiler Entscheidungsprozesse konnten sie rasch eine Reihe von Richtlinien für die vielfältigen Anforderungen im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice festlegen. Die Mitarbeiter konnten über Jira Software und andere Tools zur Teamverwaltung Anträge auf Homeoffice-Ausstattung, wie beispielsweise ergonomische Stühle, stellen. Lumentum gewährt seinen Mitarbeitern zudem eine Erstattung eines Teils ihrer Breitbandkosten. Alle Dienst- und Privatreisen müssen genehmigt werden, und bei der Rückkehr ist eine Quarantänezeit vorgeschrieben.
Loura erläutert, dass sich diese Richtlinien auch auf die Verfahren zur Rückkehr an den Arbeitsplatz erstrecken. So führt Lumentum beispielsweise mit Sensoren ausgestattete Ausweise ein, um zu erfassen, wer sich auf dem Firmengelände aufhält und welche Bereiche die jeweiligen Personen besucht haben. (Das Unternehmen prüft zudem den Einsatz von Wearables zur Einhaltung der Abstandsregeln und zur Kontaktverfolgung.) Sollte ein Mitarbeiter positiv getestet werden, ist er oder sie verpflichtet, dies der Personalabteilung zu melden; Lumentum wird die Privatsphäre der Mitarbeiter gemäß den HIPAA-Richtlinien schützen: Der Name der betroffenen Person wird anderen Mitarbeitern, einschließlich ihres Vorgesetzten, nicht bekannt gegeben.
Dank solcher Richtlinien hat sich die Arbeit im Homeoffice zu einer nachhaltigen und praktikablen Lösung für die Zukunft entwickelt. „Wir haben festgestellt, dass einige unserer Mitarbeiter es vorziehen, von zu Hause aus zu arbeiten“, sagt Loura. „Sie verkürzen ihre Pendelzeit von einer Stunde auf zwei Minuten. „Sie fühlen sich wohler und sind produktiver.“
„Es liegt in der Natur des Menschen, ein Gewohnheitstier zu sein. Dies macht die Einführung neuer Technologien und neuer Arbeitsweisen in jedem Umfeld zu einer Herausforderung.”Ralph Loura, CIO bei Lumentum
Loura erklärt, dass künftig einige Mitarbeiter von Lumentum wahrscheinlich ins Büro zurückkehren werden, da sie entweder vor Ort sein müssen, um ihre Arbeit zu erledigen (wie beispielsweise ein Forschungs- und Entwicklungsingenieur, der im Labor arbeiten muss), oder weil sie vor Ort effektiver arbeiten können. Andere hingegen – nämlich diejenigen, die inzwischen bewiesen haben, dass sie ihre Aufgaben an beiden Standorten (beispielsweise als Vertriebsmitarbeiter) effektiv erfüllen können – werden die Wahl haben. Und für alle, die sich nach persönlicher Zusammenarbeit und der damit verbundenen Kreativität sehnen, werden sich die Türen öffnen und offen bleiben, sobald dies als sicher erachtet wird.
„Wir haben einen Plan, wie wir die Mitarbeiter wieder ins Büro holen können, aber wir haben noch keinen Zeitplan“, erklärt Loura. Dieser Plan berücksichtigt die Richtlinien der CDC unter sowie unter hinsichtlich Fiebermessung, Kontaktverfolgung, Abstandsregeln und weiterer Maßnahmen. Inzwischen hat Lumentum Online-Schulungen entwickelt, um die Mitarbeiter darauf vorzubereiten, in einem Umfeld der vollständigen Rückkehr an den Arbeitsplatz die entsprechenden Vorschriften einzuhalten.
Mit anderen Worten: Dank Louras Führung wird Lumentum sicherstellen, dass im nächsten Kapitel des Unternehmens sowohl Gesundheits- als auch Sicherheitsrisiken auf ein Minimum reduziert und gleichzeitig die neu gewonnene Offenheit für Veränderungen optimal genutzt werden.
