Anfang war es Monate Dezember 2019, bevor die COVID-19-Krise die Volkswirtschaften stagnieren und den Geschäftsbetrieb der USA in Frage stellen würde. Aber die Pandemien waren bereits Ralph Loura im Gedächtnis.
Als CIO von Lumentum, einem Hersteller von optischen Netzwerk- und Laserprodukten, war Loura einige Wochen vom Fliegen nach China für einen Go-Live-System-„Cutover“ für eine neu erworbene Tochtergesellschaft dort entfernt.
Nachdem Loura ein Jahrzehnt früher während der SARS-Krise von 2009 die Geschäftsunterbrechung gemeistert hatte, sagte er seinem Team, dass es im Falle eines Problems der öffentlichen Gesundheit Notfallpläne einrichten sollte. Dann begannen frühe Daten zu einer mysteriösen Krankheit aus Wuhan auszutreten. Loura hat die Reise verschrottet. Sie würden die Arbeit aus der Ferne erledigen.
Bald würde der Rest der Welt das Gleiche tun. Innerhalb von drei Monaten zwingte die COVID-Pandemie Zehn Millionen von Mitarbeitern, darunter 7 000 Lumentum-Mitarbeiter, sich an eine neue Normalität anzupassen: von zu Hause aus arbeiten oder WFH. Für CIOs wie Loura ist WFH nicht nur eine logistische Herausforderung, sondern birgt auch enorme Sicherheitsrisiken. Aber es bietet auch Loura eine seltene Chance: die Chance, Lumentum zu einer agileren und letztendlich sichereren Organisation zu machen.
„Es ist schwierig, Menschen an neue Werkzeuge und neue Arbeitsweisen zu gewöhnen, aber Notwendigkeit ist die Mutter der Erfindung.“Ralph Loura, CIO bei Lumentum
„Es ist schwierig, Menschen an neue Tools und neue Arbeitsweisen zu gewöhnen“, sagt Loura. „Aber Notwendigkeit ist die Mutter der Erfindung.“
Hacker sind versiert in WFH
Viele Unternehmen wurden von der plötzlichen Umstellung auf WFH mit Flachfuß erwischt. Die große Mehrheit der Unternehmen (96 %) gibt zu, dass sie nicht auf die Sicherheitsherausforderungen vorbereitet waren, die WFH während der ersten zwei Monate der Pandemie stellte, wie eine Tanium-Umfrage unter 1 000 Führungskräften auf C-Ebene in den USA und Europa ergab. Die größte Herausforderung, so die befragten CXOs? Identifizieren und Sichern persönlicher Endgeräte, die sich im Unternehmensnetzwerk anmelden.
Lumentum hatte jedoch mindestens einen frühen Vorteil. Vor der Pandemie hatte das Unternehmen den Mitarbeiterzugriff auf RingCentral, eine cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationsplattform, für jeden seiner Mitarbeiter weltweit eingerichtet. Diese Entscheidung verringerte die Notwendigkeit, Tausende von Mitarbeitern plötzlich in einem neuen Softwaretool einzusetzen und zu schulen. Außerdem haben sie die Sicherheitsteams von Lumentum davon abgehalten, die Datenschutz- und Sicherheitsschwachstellen von Zoom zu überstehen.
Das Unternehmen lieferte Computer an Mitarbeiter, die keine Firmenlaptops hatten. Das war einfach im Vergleich zu dem, was als Nächstes kam. Die größere Herausforderung war die Sicherung dieser Endgeräte in einer häuslichen Umgebung.
Loura erklärt dies persönlich: „Letzten Tag habe ich mein Wi-Fi-Bedienfeld hochgezogen und festgestellt, dass ich 58 Geräte in meinem Zuhause angeschlossen habe“, sagt er. „Smarte Türklingel, intelligenter Thermostat, Smart TV und On und On. Wenn Sie Ihr Unternehmensvermögen nicht vor dem Rest der Umgebung sichern, dann ist es nicht anders, als sich in einem öffentlichen WLAN in einem Starbucks anzumelden.“
Unternehmens-IT-Abteilungen sind daran gewöhnt, viel Kontrolle darüber zu haben, wie Menschen Technologie nutzen. Und als WFH begann, verloren sie diese Kontrolle mehr oder weniger. Und das entsprach einem Anstieg der Angriffe.
„Seit März haben wir einen Anstieg bei Malware gesehen, die versucht, in unser Netzwerk einzudringen, einschließlich Brute-Force-Angriffen“, bemerkt Loura. „Wir haben einen starken Anstieg bei COVID-spezifischen Phishing-Angriffen erlebt, wie z. B. E-Mails, die sagen: „Klicken Sie hier, um Ihre COVID-Hilfsgelder zu erhalten.“
Um Endpunktgeräte zu Hause zu verwalten, zu isolieren und zu schützen, hat Lumentum aggressive Schritte unternommen. Zusätzlich zur Bereitstellung von Multifaktor-Authentifizierung hat es den cloudbasierten Sicherheitsdienst von Tanium übernommen, um sicherzustellen, dass Geräte die neuesten Antivirus-Updates und Sicherheitspatches hatten, die ansonsten automatisch über das Unternehmensnetzwerk vorgenommen worden wären. Um den direkten Zugriff auf sein Netzwerk zu vereiteln, hat Lumentum ein Zero-Trust-Modell eingeführt, das erfordert, dass eine Organisation jedes einzelne Gerät, auch ein bekanntes Gerät, überprüft, das versucht, sich mit seinen Systemen zu verbinden, bevor es Zugriff gewährt.
Die Kraft der Agilität nutzen
Während die Sicherheitsprotokolle des Unternehmens notwendigerweise starrer geworden sind, hat die Verlagerung auf WFH es dem Unternehmen ermöglicht, flüssiger zu werden, besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu reagieren und letztendlich agiler in seinen Prozessen und bei der Entscheidungsfindung zu werden.
Zum Beispiel, sagt Loura, ist es die menschliche Natur, ein Gewohnheitstier zu sein. Menschen mögen Struktur. Uns gefällt auch die Vertrautheit mit den Tools, die wir zur Arbeit verwenden. Das macht die Einführung neuer Technologien und neuer Arbeitsweisen zu einer „Herausforderung in jeder Umgebung“, sagt Loura. „Menschen haben Aufgaben zu erledigen und sie fühlen sich mit den Tools vertraut, die sie verwenden.“
Die heutige neue WFH-Kultur zwingte viele Mitarbeiter dazu, gewohnheitsmäßige Verhaltensweisen zu brechen. Sie konnten nicht mehr zusammen in einem Konferenzraum sitzen und mussten Tools wie virtuelle Whiteboards für die Zusammenarbeit einsetzen. Das wiederum, sagt Loura, hat „eine neue Offenheit“ gebracht.
Diese Offenheit erstreckt sich auf die C-Suite. Vor der WFH, sagt Loura, könnte die Entscheidungsfindung ein mühsamer und zeitaufwendiger Prozess sein. Sage Loura wollte eine neue Millionen-Dollar-Kundensupportplattform einführen; er müsste eine Reihe von Meetings mit dem Führungsteam vereinbaren. Es kann Wochen dauern, bis die richtigen Führungskräfte in einem Raum zusammenkommen.
Heute, mit WFH, „wenn ich ein Treffen mit meinem Führungsteam brauche, kann ich es heute Nachmittag bekommen“, sagt Loura. „Wenn Fragen auftauchen, kann ich den Experten in Echtzeit an dem Meeting teilnehmen lassen, die Fragen im Ablauf beantworten und kein zweites Meeting planen.“
Diese Agilität hat es dem Führungsteam ermöglicht, eine umfassende WFH-Sicherheitsrichtlinie relativ kurzfristig anzugehen. „Das ist tatsächlich einer der großen „Ahas“ aus dieser Erfahrung“, sagt Loura. „Wir mussten das von Grund auf neu erstellen.“
Neue Richtlinien für die neue WFH-Normale
Mit agiler Entscheidungsfindung haben sie schnell eine Reihe von Richtlinien für eine Reihe von WFH-Anforderungen festgelegt. Mitarbeiter können über Teammanagement-Tools von Jira Software Anfragen für Home Office-Geräte wie ergonomische Stühle stellen. Lumentum ermöglicht es den Mitarbeitern auch, einen Teil ihrer Breitbandausgaben zu erstatten. Alle Arbeits- und Privatreisen müssen freigegeben werden, und bei der Rückkehr ist eine Quarantänefrist erforderlich.
Loura erklärt, dass sich diese Richtlinien auch auf Protokolle zur Wiederaufnahme der Arbeit erstrecken. Lumentum führt beispielsweise sensorische Badges ein, um nachzuverfolgen, wer sich auf dem Firmengelände befindet und welche spezifischen Bereiche sie besucht haben. (Das Unternehmen untersucht auch Wearables für soziale Distanzierung und Vertragsverfolgung.) Wenn ein Mitarbeiter positiv getestet wird, muss er dies der Personalabteilung melden; Lumentum schützt die Privatsphäre der Mitarbeiter gemäß den HIPAA-Richtlinien: Der Name der Person wird anderen Mitarbeitern, einschließlich dem Vorgesetzten dieser Person, nicht offengelegt.
Mit Richtlinien wie diesen ist WFH in Zukunft zu einer nachhaltigen und praktikablen Lösung geworden. „Wir haben gelernt, dass einige unserer Mitarbeiter lieber von zu Hause aus arbeiten“, sagt Loura. „Sie verkürzen ihren Pendelweg von einer Stunde auf zwei Minuten. Sie sind komfortabler und produktiver.“
„Die menschliche Natur ist ein Gewohnheitstier. Das macht die Einführung neuer Technologien und neuer Arbeitsweisen in jeder Umgebung zu einer Herausforderung.“Ralph Loura, CIO bei Lumentum
Loura sagt, dass einige Lumentum-Mitarbeiter wahrscheinlich ins Büro zurückkehren werden, weil sie entweder vor Ort sein müssen, um ihre Arbeit zu erledigen (z. B. ein F&E-Ingenieur, der im Labor sein muss) oder weil sie vor Ort effektiver sein werden. Andere haben jedoch die Möglichkeit, diejenigen auszuwählen, die jetzt gezeigt haben, dass sie ihre Arbeit an jedem Ort effektiv erledigen können (z. B. an einem Verkaufsmitarbeiter). Und für diejenigen, die sich auf persönliche Zusammenarbeit und die Kreativität freuen, die sie fördern können, werden die Türen geöffnet und bleiben offen, sobald sie als sicher angesehen werden.
„Wir haben einen Plan, um Mitarbeiter ins Büro zu bringen, aber wir haben keinen Zeitplan“, erklärt Loura. Dieser Plan enthält CDC-Richtlinien für Temperaturmessung, Vertragsverfolgung, soziale Distanzierung und andere Protokolle. Währenddessen hat Lumentum Online-Schulungen erstellt, um die Mitarbeiter darauf vorzubereiten, die richtigen Protokolle in einer vollständigen Umgebung zur Rückkehr an den Arbeitsplatz zu verwenden.
Mit anderen Worten, dank der Führung von Loura wird Lumentum sicherstellen, dass sein nächstes Kapitel sowohl Gesundheits- als auch Sicherheitsrisiken minimiert und gleichzeitig seine frisch geminzte Offenheit für Veränderungen maximiert.
