Das vergangene Jahr war für Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Bildungseinrichtungen (SLED-Organisationen) zweifellos sowohl in finanzieller als auch in logistischer Hinsicht eine Herausforderung. Glücklicherweise ist Hilfe in Form neuer Finanzmittel der Bundesregierung in Sicht.
Das Gesetz „ “ (American Rescue Plan Act) (wird in einem neuen Tab geöffnet), das am März 2021 in Kraft trat, verspricht den SLED-Organisationen neue Bundesmittel (wird in einem neuen Tab geöffnet) für Betriebsbudgets und Investitionen in die Cybersicherheit.
In einem früheren Blogbeitrag von „ “ unter (wird in einem neuen Tab geöffnet) habe ich darauf hingewiesen, dass SLED-Organisationen Folgendes tun sollten, um diese Mittel optimal zu nutzen:
- Machen Sie sich einen Überblick darüber, über welche IT-Ressourcen sie derzeit verfügen.
- Ihre IT-Tools rationalisieren.
- Erstellen Sie einen Plan zur Unterstützung von Endgeräten in einer verteilten Umgebung.
In diesem neuen Beitrag möchte ich auf zwei Aspekte dieser wichtigen Arbeit eingehen:
Asset-Transparenz
Erfassung aller im Einsatz befindlichen Endgeräte (Laptops, Tablets und andere Geräte der Mitarbeiter), Erfassung ihrer Hardware- und Softwarekonfigurationen sowie Überwachung dieser Endgeräte auf Sicherheits- und Leistungsprobleme. Verfügt Ihre IT-Abteilung über die erforderliche Transparenz hinsichtlich der IT-Ressourcen, jetzt, da immer mehr Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten? Verfügen Sie bei auftretenden Problemen über die erforderliche Echtzeit-Transparenz, um diese zu beheben?
Tool- und Kostenoptimierung
Überprüfen Sie die Tools, auf die sich Ihre IT-Betriebs- und Sicherheitsteams bei der Überwachung und Verwaltung von Endgeräten in allen Umgebungen – sowohl in lokalen Netzwerken als auch an entfernten Standorten – verlassen. Können Ihre IT-Tools dabei helfen, überflüssige Softwarelizenzen zu identifizieren und so Kosten einzusparen, die für andere IT-Investitionen und neue Projekte zur digitalen Transformation genutzt werden können? Gibt es eine Möglichkeit, Ihre IT-Investitionen durch neue Tools zu ergänzen, die Ihnen die Transparenz und Echtzeitkontrolle bieten, die Sie benötigen, um alle Ihre IT-Investitionen kosteneffizienter zu gestalten?
Bevor ich jedoch auf diese beiden Punkte eingehe, möchte ich den Kontext dieser Arbeit im Hinblick auf die sich wandelnden Prioritäten der SLED-Organisationen erläutern.
Aufbau neuer IT-Dienste für eine dezentrale Welt
In einer kürzlich von der National Association of State Chief Information Officers (NASCIO) durchgeführten Umfrage unter den CIOs der Bundesstaaten unter dem Titel „ “ (wird in einem neuen Tab geöffnet) berichteten die CIOs, dass sich ihre Investitionsprioritäten infolge der Pandemie geändert hätten. Ein CIO drückte es so aus: „Die Arbeit im Homeoffice ist nicht mehr wegzudenken.“
Der Wandel hin zu einer dauerhaft dezentralisierten Belegschaft und einem Kundenstamm, der an digitale Transaktionen gewöhnt ist, veranlasst die CIOs der Bundesländer dazu, den Schwerpunkt verstärkt auf Online-Erlebnisse und Sicherheit zu legen, anstatt auf eher analytische Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und Big Data.
Angesichts der Herausforderungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit, die mit E-Government- (öffnet in einem neuen Tab) -Diensten und verteilten Umgebungen einhergehen, hat das Thema Sicherheit für die CIOs der Bundesstaaten an Priorität gewonnen und belegt nun insgesamt den dritten statt des vierten Platzes.
Und die Anwendungsentwicklung steht nun an erster Stelle, nachdem sie vor der Pandemie noch nicht einmal in der Liste der fünf wichtigsten Prioritäten aufgeführt war. Das liegt wahrscheinlich daran, dass Unternehmen neue Software und Self-Service-Portale benötigen, um sich auf eine Welt einzustellen, in der Online-Erfahrungen anstelle von persönlichen Begegnungen die Norm sind.
Laut dem Bericht „ März 2021“ sind die wichtigsten Prioritäten für die CIOs der Bundesländer:
- Anwendungsentwicklung
- Kundenerfahrungen/Beziehungsmanagement
- Sicherheit
- Lieferantenbeziehungsmanagement
- Cloud-Plattformen und -Dienste
Ich vermute, dass sich die Prioritätenliste anderer SLED-Organisationen nicht allzu sehr davon unterscheidet. Schließlich ist jede SLED-Organisation mehr denn je auf Online-Erfahrungen, Mitarbeiter im Homeoffice sowie die Cloud-Plattformen und -Dienste angewiesen, die diese Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen.
Die Mittel aus dem „American Rescue Plan Act“ können dabei helfen. Bevor Sie jedoch Ihre IT-Investitionen umgestalten oder optimieren können, müssen Sie den Zustand Ihrer bereits vorhandenen IT-Ressourcen kennen.
Die digitale Transformation beginnt mit Transparenz. Aus diesem Grund empfehlen wir, bei der Einleitung von Maßnahmen zur digitalen Transformation zunächst Fragen zu den IT-Ressourcen, den Tools und den Kosten zu stellen.
Fragen zur Transparenz der Vermögenswerte
Um die Grundlagen für eine neue IT-Strategie zu schaffen, sollten Sie zunächst folgende Fragen stellen:
- Wie viele Endpunkte haben wir?
- Wo werden sie eingesetzt?
- Welche Endpunkte werden derzeit genutzt und welche können außer Betrieb genommen werden?
- Welche Dienste und Anwendungen werden auf unseren Endgeräten ausgeführt?
Diese Fragen scheinen auf den ersten Blick einfach zu sein, doch wir stellen fest, dass viele SLED-Organisationen Schwierigkeiten haben, sie zu beantworten. Dies liegt zum Teil daran, dass viele Tools zur Endpunktverwaltung nicht die umfassende Transparenz bieten, die sie versprechen.
Nach unseren Erfahrungen stellen wir fest, dass einige Endpunktmanagement- (öffnet in einem neuen Tab) Systeme zwischen 10 % und 20 % des Endpunktbestands übersehen, sodass SLED-Organisationen keine Möglichkeit haben, Hunderte oder sogar Tausende von Endpunkten zu überwachen und zu verwalten.
Doch auch andere Faktoren, darunter veraltete Bestandslisten, manuelle Datenerfassungsprozesse und die plötzliche Verlagerung zahlreicher Endgeräte im Rahmen der überstürzten Umstellung auf ein dezentrales Modell, haben dazu beigetragen, dass die SLED-Organisation nur noch einen eingeschränkten Überblick über die IT-Ressourcen hat.
SLED-Organisationen müssen diese blinden Flecken überwinden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass sie wissen, über welche Endgeräte sie verfügen, einschließlich etwaiger BYOD-Endgeräte (Bring-Your-Own-Device), die Mitarbeiter von zu Hause aus nutzen, um auf interne Anwendungen und Daten zuzugreifen.
Endgeräte, die nicht überwacht werden, können weder verwaltet noch gesichert werden. Und sie können nicht in neue Pläne zur digitalen Transformation einbezogen werden.
Fragen zu Werkzeugen und zur Kostenoptimierung
Sobald Sie die Fragen zur Transparenz der Anlagen beantwortet haben, können Sie sich den Fragen zu IT-Tools und zur Kostenoptimierung zuwenden. Fragen Sie sich selbst:
- Über welche Überwachungssysteme verfügen wir?
- Wie viele Tools setzen wir ein, um alle Endpunkte in unseren Umgebungen zu überwachen und zu steuern?
- Wie erfassen wir unsere Ressourcen und messen die Softwareauslastung?
- Wie sieht unsere Strategie für die Installation von Patches auf Endgeräten aus, wenn Sicherheitsvorfälle auftreten?
Wenn Sie wissen, welche Tools und Softwareanwendungen von Drittanbietern Sie nutzen, können Sie sich mit der Frage befassen, wie Sie Ihre Tools zentralisieren und Redundanzen bei Ihren IT-Investitionen beseitigen können:
- Wie sehen unsere langfristigen Strategien zur Kostenoptimierung aus?
- Welche überflüssigen IT-Investitionen lassen sich zentralisieren und straffen?
- Werden in mehreren Abteilungen Kopien derselben Software eingesetzt?
- Verwenden die Abteilungen ähnliche Tools, die vereinheitlicht werden könnten?
- Haben wir bestimmte Softwarelizenzen überbezahlt?
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Tools zu zentralisieren und zu optimieren, bevor Sie mit der Verwendung der Mittel aus dem „American Rescue Plan Act“ beginnen. Schließlich macht es keinen Sinn, Neuanschaffungen auf überflüssige Hardware und Software anzuwenden.
Wenn Sie die Transparenz Ihrer Ressourcen so weit verbessert haben, dass Sie einen umfassenden Überblick darüber haben, welche Software- und Hardwareprodukte Ihre Mitarbeiter nutzen, können Sie nicht genutzte Produkte deaktivieren und überflüssige Lizenzen entfernen. So können Sie sicher sein, dass Sie Geld sparen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Es hat keinen Sinn, kühne Projekte zur digitalen Transformation in Angriff zu nehmen, solange Ihre IT-Organisation durch überflüssige Tools, mangelnde Zentralisierung sowie langsame und komplizierte Prozesse behindert wird, die aus einem „Swivel-Chair“-Ansatz im IT-Management resultieren.
Sichtbarkeit zu erlangen ist der erste Schritt, um voranzukommen
Falls Sie noch keine systematische Lösung zur Überwachung von Endgeräten und zur Analyse deren Nutzung haben, ist es jetzt an der Zeit, eine solche einzuführen.
Sobald Sie Ihre Endgeräte effektiv erfassen und überwachen können, können Sie damit beginnen, Ihre IT-Investitionen zu optimieren, die Software und Hardware, die Sie behalten möchten, bestmöglich zu nutzen und ungenutzte oder redundante Investitionen zu beseitigen.
Indem Sie Ihre bestehende IT-Infrastruktur so effizient wie möglich gestalten, schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, in neue Tools und Dienste zu investieren, sobald die Mittel aus dem „American Rescue Plan“ zur Verfügung stehen.
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