Das Datenschutzmanagement ermöglicht es Organisationen, sensible Daten zu schützen und Datenschutzverletzungen zu beheben. Die besten Tools bewerten die Auswirkungen technischer Änderungen auf den Datenschutz, prüfen die IT-Aktivitäten auf ihre Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen und erfassen Vorfälle, die zu einer unbefugten Offenlegung personenbezogener Daten führen können.
Unternehmen stehen unter erheblichem Druck, nicht nur die wachsende Anzahl von Endgeräten zu verwalten, sondern auch die sensiblen Daten zu schützen, die diese Endgeräte erfassen – von den Sozialversicherungsnummern und Adressen der Kunden bis hin zum geistigen Eigentum von Geschäftspartnern. Sie müssen diese enorme Herausforderung bewältigen und dabei stets die Einhaltung eines sich ständig weiterentwickelnden Regelwerks aus Gesetzen und Vorschriften gewährleisten.
Angesichts der zunehmenden Bedrohungen für den Datenschutz haben die Regierungen mit strengeren Datenschutzvorschriften reagiert, darunter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der California Consumer Privacy Act (CCPA) und der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Zwar ist die Einhaltung dieser Vorschriften für Unternehmen zeitaufwendig und kostspielig, doch können die Folgen einer Nichteinhaltung und einer Datenpanne schwerwiegend sein. Unternehmen riskieren Reputationsschäden, Geschäftsverluste und Geldstrafen.
Dennoch sind 90 % der Unternehmen laut einer 2020 Umfrage von Tanium zuversichtlich, dass sie im Falle einer Datenschutzverletzung alle erforderlichen Informationen innerhalb von 72 Stunden – der gemäß DSGVO vorgeschriebenen Meldefrist – an eine Aufsichtsbehörde melden könnten. Allerdings gibt fast die Hälfte (47 %) zu, dass sie keinen Überblick über alle mit ihrem Netzwerk verbundenen Computergeräte haben. Schon ein einziger nicht eingehaltener Endpunkt könnte zu einem Verstoß gegen die Compliance führen.
So funktionieren die besten Tools für das Datenschutzmanagement
Software für das Datenschutzmanagement unterstützt Unternehmen dabei, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu bewerten und zu messen sowie die Datenschutzstandards einzuhalten. Im Jahr 2019 wuchs der Markt für „ “ laut einem IDC-Bericht um 60 % und erzielte einen Umsatz von mehr als 802 Millionen US-Dollar.
Das Ziel von Software für das Datenschutzmanagement besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, sensible Daten in verteilten Umgebungen zu schützen. Software spart Unternehmen Zeit und Ressourcen, da sie Prozesse und Richtlinien automatisiert. Zudem werden menschliche Fehler bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften reduziert. Im Allgemeinen übernehmen die Lösungen folgende Aufgaben:
- Ermitteln Sie sensible Daten. Bevor ein Unternehmen die Datenschutzgesetze einhalten kann, muss es wissen, wo sich seine Daten befinden. Software für das Datenschutzmanagement durchsucht verstreute Netzwerke, Endgeräte, Anwendungen und Cloud-Systeme, um sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aufzufinden, die häufig verborgen sein können.
- Automatisieren Sie die Erfassung und Klassifizierung. Wenn Mitarbeiter die Datenklassifizierung manuell vornehmen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Arbeit ungenau, uneinheitlich und unflexibel ausfällt. Automatisierte Systeme analysieren Datenmuster, um personenbezogene Daten (PII) zu identifizieren und sensible Daten entsprechend den sich ändernden Compliance-Vorschriften neu einzustufen.
- Sorgen Sie für die Einhaltung der Datenschutzgesetze. Angesichts der zunehmenden Zahl von Datenschutzstandards und -vorschriften sorgen Tools für das Datenschutzmanagement dafür, dass die Compliance gewährleistet bleibt und Sicherheits- sowie Compliance-Risiken gemindert werden.
- Maßnahmen zur Behebung ergreifen. Wenn die Software ein Datenschutzrisiko erkennt, schlägt sie Abhilfemaßnahmen vor, die Zeit und Geld sparen und gleichzeitig rechtliche und regulatorische Risiken verringern können.
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Die Vorteile moderner Tools für das Datenschutzmanagement
Unternehmen generieren mehr Daten als je zuvor, was es zunehmend erschwert, festzustellen, wo diese Daten gespeichert sind. Ohne diese Erkenntnis lässt sich unter Umständen nicht feststellen, ob es sich um sensible Daten handelt, die gesetzlichen Auflagen unterliegen.
Für Unternehmen, die ihre Daten nicht im Blick behalten, können die Folgen erheblich sein. Ihnen drohen hohe Geldstrafen – die in den letzten Jahren teilweise 100 Millionen US-Dollar überstiegen – sowie ein Reputationsverlust, der sich auf das Geschäftsergebnis auswirken könnte.
„: Bußgelder wegen Datenschutzverstößen haben teilweise 100 Millionen Dollar überschritten“
Führende Tools für das Datenschutzmanagement zielen darauf ab, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, selbst wenn Daten verstreut sind und sich die regulatorischen Anforderungen ständig ändern. Diese Lösungen bieten eine Reihe von Vorteilen:
- Entdeckung verborgener Daten. Unternehmen können eine Vielzahl von Formaten schnell einscannen und die Daten klassifizieren. Dadurch werden sensible Daten aufgedeckt, die andernfalls möglicherweise nicht entdeckt worden wären.
- Indizierung sensibler Daten. Unternehmen können schnell wiederkehrende oder Ad-hoc-Abfragen zu den sensiblen Daten in ihrer Umgebung durchführen. Dadurch werden die Netzwerkbelastung und die Durchlaufzeiten reduziert.
- Verbesserte Einhaltung der Vorschriften. Die besten Tools unterstützen Unternehmen dabei, sensible Daten gesetzeskonform zu speichern und Berichte zu erstellen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Beide Maßnahmen tragen zur Minderung des Gesamtrisikos bei und verkürzen die Zeit bis zur Behebung des Problems.
Tools zum Datenschutzmanagement sind nach wie vor unverzichtbar für jede Organisation, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften anstrebt. Indem Unternehmen Daten ermitteln, diese im Blick behalten und sicherstellen, dass geeignete Kontrollmaßnahmen vorhanden sind, sind sie besser in der Lage, Risiken zu bewältigen.
