Der Umgang mit Personen oder Abteilungen, die „aus der Reihe tanzen“, gehört untrennbar zur Leitung einer großen, komplexen IT-Infrastruktur. „Shadow-IT“ ist zwar ein echtes Problem, doch das bedeutet nicht, dass Sie nichts dagegen unternehmen können. Alles beginnt damit, die zugrunde liegenden Ursachen und Auslöser zu verstehen. Hier sind die sechs wichtigsten Gründe, warum es existiert und weiterhin fortbesteht.
1. Mangelnde Weitsicht
Eine moderne Übersetzung eines alten Sprichworts lautet: „Wo keine Vision ist, geraten die Menschen außer Kontrolle.“ Wenn Abteilungen oder Geschäftsbereiche (LoB) innerhalb einer Organisation keine klare Ausrichtung oder Vision erhalten, entwickeln sie ihre eigene. Ohne eine klare Vision gibt es keine Ziele, an denen man sich orientieren kann. Ähnlich wie beim „Texas-Sharpshooter-Trugschluss“ werden die Abteilungen eine Zielscheibe um die von ihnen erreichten Ziele herum zeichnen.
2. Doppelsehen
Dies kann fast schlimmer sein als das Fehlen einer Vision und führt unweigerlich zur Entstehung zahlreicher Schatten-IT-Abteilungen. Konkurrierende Prioritäten und Ziele, die nicht mit den Unternehmenszielen oder klaren Standards und Richtlinien im Einklang stehen, führen zu einer Mentalität nach dem Motto „Führen Sie das Unternehmen so, als ob es Ihnen gehören würde“. Es werden keine Effizienzgewinne erzielt; eine einzelne Abteilung kann die Größenvorteile des gesamten Unternehmens nicht nutzen.
Bleibt dies unkontrolliert, führen mehrere Abteilungen zur Schaffung redundanter Systeme und Ressourcen, zu doppelten oder inkonsistenten Prozessen sowie zu einem Mangel an Standards, was die Kosten des gesamten IT-Budgets in die Höhe treibt. Diese Erkenntnis stellt sich nach einem größeren Ausfall, einem Cybersicherheitsvorfall oder einer behördlichen Prüfung äußerst schnell (und kostspielig) ein.
3. Mangel an Dienstleistungen und Flexibilität
Die von einem bestimmten Geschäftsbereich benötigten Dienstleistungen sind nicht verfügbar, werden als unzureichend erachtet oder werden nicht in der erforderlichen Geschwindigkeit oder Form bereitgestellt. Dies kann daran liegen, dass das Unternehmen über begrenzte IT-Budgets verfügt, nicht ausreichend Personal beschäftigt oder mit einer hohen technischen Verschuldung zu kämpfen hat.
Wenn interne Unternehmensbereiche mit langsamen Reaktionszeiten, veralteten oder unflexiblen Systemen konfrontiert sind, werden sie sich dafür einsetzen, ein System, Geräte oder Software zu entwickeln oder zu beschaffen, die ihren Anforderungen besser entsprechen. Es ist wichtig zu beachten, dass die Anschaffungskosten nur einen Bruchteil der Kosten ausmachen, die für den Betrieb und die Wartung anfallen; daher wird sich eine Schatten-IT-Abteilung bilden. Hat jemand Interesse an „kostenlosen“ Welpen?
4. Mangelndes Bewusstsein
In Unternehmen, die über klare Standards und Richtlinien für IT-Dienstleistungen verfügen, kann es aufgrund mangelnder Kenntnis dieser Richtlinien zur Entstehung von Schatten-IT kommen. Demgegenüber kann es Nutzer geben, die die IT-Abteilung des Unternehmens absichtlich und vorsätzlich umgehen. Sollten diese Richtlinien nicht durchgesetzt werden, werden Schatten-IT-Abteilungen weiterhin florieren.
5. Besondere Bedürfnisse
Es gibt Fälle, in denen die Anforderungen einer Gruppe so spezifisch sind, dass es sinnvoll sein kann, eine spezialisierte IT-Abteilung einzurichten, deren Kosten und zusätzlicher Aufwand gerechtfertigt sind. Dabei könnte es sich um Sondereinsätze oder Forschungsvorhaben handeln, für die Ausrüstung und Software erforderlich sind, die streng kontrolliert werden müssen.
Zudem können besonders sensible Abteilungen, die sehr strenge Zugriffsregelungen erfordern, unerwünschte Risiken mit sich bringen, wenn die zentrale IT-Abteilung einbezogen wird. Diese Fälle sind zwar selten, kommen aber vor. Aufgrund des damit verbundenen hohen Risikos ist der Betrieb in diesen Bereichen in der Regel sehr kostspielig.
6. Politik
Es ist bedauerlich, aber wir hören es oft: „Dies ist kein ‚technisches Problem‘, sondern vielmehr ein ‚Layer- 8-Problem‘ – eine sarkastische Ergänzung zu den “7 Schichten des OSI-Modells“ (ein universelles Netzwerkmodell). Interne Machtkämpfe können jedem Unternehmen die Lebenskraft rauben.
Einzelpersonen oder Gruppen von Personen können schädlich werden. Ein übermäßiges Ego kann zur Bildung von „Kleinreichen“ und Ähnlichem führen, was wiederum zwangsläufig zu einer Zersplitterung der IT-Abteilungen führt. Dieses menschliche Streben nach Autonomie und Autorität führt häufig zur Entstehung zahlreicher kleiner, fast schon feudaler Herrschaftsgebiete.
Dies sind unsere sechs Gründe, warum die IT nach wie vor für Frust sorgt. Und wie sieht es bei Ihnen aus? Sind die Urheber der Schatten-IT das eigentliche Problem, oder sind es diejenigen, die mit der Überwachung der IT-Infrastruktur betraut sind? Wie sehen Ihre Erfahrungen aus?
