Landes- und Kommunalverwaltungen stellen sich auf eine langfristig verteilte Belegschaft ein – und Bildungseinrichtungen bereiten sich auf einen möglichen Fernunterricht im Herbst vor. Diese Veränderungen führen zu einem steigenden Bedarf an digitalen Diensten, IT-Infrastruktur und Schulungen.
Gleichzeitig führt die Pandemie landesweit zu Haushaltskürzungen und Beurlaubungen in den staatlichen und kommunalen Verwaltungen sowie in Bildungseinrichtungen.
Wir haben die Regierung stets dazu aufgefordert, „mit weniger mehr zu erreichen“, und dies wird in Zukunft noch stärker der Fall sein. Bedenken Sie: 88 Prozent der Stadtverantwortlichen rechnen mit einem Haushaltsdefizit. Etwa die Hälfte der CIOs auf Landes- und Kommunalebene rechnet damit, dass die IT-Mittel in diesem Jahr sinken werden. Viele Bildungseinrichtungen kürzen ihre Budgets um fünf bis 30 Prozent .
Jede Organisation des öffentlichen Sektors ist dazu verpflichtet, so viele Dollar wie möglich einzunehmen, um Haushaltsdefizite und erwartete vorübergehende Personalabbau-Maßnahmen auszugleichen – und neuen Anforderungen gerecht zu werden. Kurzfristige Maßnahmen zur Kostensenkung sind einfach, doch eine längerfristige Planung zur Kostenoptimierung durch teamübergreifende Zusammenarbeit ist schwieriger.
Vor diesem Hintergrund bietet die IT-Organisation ein erhebliches Potenzial für Kosteneinsparungen sowie die Möglichkeit, die Effizienz langfristig zu steigern, indem veraltete Technologien und Prozesse abgeschafft, ein besserer Überblick über die Ressourcen des Unternehmens gewonnen und Betriebsabläufe sowie Sicherheitsmaßnahmen zentralisiert bzw. konsolidiert werden.
Die IT-Umgebung verstehen und vereinfachen
Allzu oft kauft ein Unternehmen ein neues Produkt, um jedes neue Problem zu lösen. Dieser Ansatz führt zu Redundanzen, Verschwendung und einem komplexen Umfeld, in dem häufig Datensilos in Anwendungen feststecken, die nicht miteinander kommunizieren. Führungskräfte erhalten letztlich nur einen unvollständigen Überblick über das Gesamtumfeld, was zu höheren Ausgaben führt.
Teams müssen in der Lage sein, die ihnen zur Verfügung stehenden technologischen Hilfsmittel zu identifizieren und – was noch wichtiger ist – zu verstehen, OB und WIE das Unternehmen diese technologischen Hilfsmittel einsetzt. Eine Behörde oder Bildungseinrichtung kann in der Regel dauerhaft erhebliche Kosten einsparen, indem sie ähnliche Tools zusammenfasst und nicht mehr benötigte Tools abschafft – wodurch sich Einsparungen bei Lizenz-, Upgrade- sowie Wartungs- und Supportkosten ergeben.
Da zudem Behörden und Bildungseinrichtungen mit steigenden Anforderungen bei gleichzeitigem Personalabbau zu kämpfen haben, müssen die Teams ihre Dienstleistungen zunehmend automatisieren und optimieren. Dies könnte bedeuten, digitale Arbeitsabläufe zu schaffen, die Routineaufgaben rationalisieren und vereinfachen. Dies könnte beispielsweise bedeuten, dass Mitarbeitern an verschiedenen Standorten die Möglichkeit geboten wird, andere Tools problemlos neu zu starten, zu reparieren oder neu zu installieren, ohne dass ein Support-Ticket erforderlich ist oder die Unterstützung eines Mitarbeiters in Anspruch genommen werden muss. IT-Teams können sich dann auf vorrangige Projekte konzentrieren. Da digitale Dienste über eine gemeinsame Plattform bereitgestellt werden, gewinnen Führungskräfte Einblicke in die aktuellen Trends und sind in der Lage, neue Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Kostensenkung zu erkennen.
Abläufe konsolidieren und zentralisieren
Da Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Bildungseinrichtungen (angesichts des Haushaltsdrucks und neuer Anforderungen) über das weitere Vorgehen nachdenken, werden viele von ihnen Umstrukturierungen vornehmen, um zu überleben. Wenn ein staatliches Universitätssystem heute beispielsweise 13 Standorte umfasst, gibt es in der Regel 13 IT-Abteilungen.
Das bedeutet, dass sie wahrscheinlich 13 Personalinformationssysteme einsetzen. Dreizehn verschiedene E-Mail-Systeme, Hunderte von Tools für die Zusammenarbeit – und höchstwahrscheinlich Software und Hardware, die von einer anderen Abteilung als der IT-Abteilung angeschafft wurden und von denen niemand etwas weiß.
Das Gleiche gilt für die Beschaffung von Technologie auf Landes- und Kommunalebene – diese ist sehr dezentralisiert.
In allen Fällen bieten sich erhebliche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, indem die Transparenz hinsichtlich der Technologie-Tools und der Infrastruktur verbessert, nicht genutzte Tools abgeschafft und der Einsatz redundanter Tools abteilungs- oder standortübergreifend reduziert wird. Eine einfachere, zentralisierte Umgebung lässt sich leichter verwalten (und ist kostengünstiger).
Betrachten Sie das zentralisierte „ “ (IBIC) des Bundesstaates North Carolina, ein integriertes Haushaltsinformationssystem (IBIC). Das IBIC stellt den staatlichen Behörden und dem Amt für staatliche Haushaltsverwaltung eine gemeinsame Arbeitsplattform zur Verfügung, um Aufgaben im Bereich der Haushaltsplanung, -aufstellung und -ausführung wahrzunehmen.
Der Bundesstaat Ohio hat im Haushaltsjahr 2012 90 Prozent seiner IT-Infrastruktur in die Cloud verlagert und die Nutzung gemeinsamer Dienste ausgeweitet. Infolgedessen hat der Staat in den vergangenen Jahren nachweislich Einsparungen in Höhe von mehr als 162 Millionen Dollar erzielt.
Der Präsident des University of Wisconsin-Systems, Ray Cross, kündigte kürzlich einen von der „ “ vorgeschlagenen strategischen Umstrukturierungsplan an ( ), der darauf abzielt, doppelte Studiengänge an allen staatlich geführten Standorten bis zum Herbstsemester 2021 zu straffen und die Bereiche IT, Personalwesen sowie Verwaltungsfunktionen zu zentralisieren, um ein systemweites Online-Bildungsmodell zu schaffen.
Die Sicherheit stärken
Die zunehmend dezentralisierte Belegschaft birgt, wie wir wissen, auch ein erhöhtes Cyberrisiko. Je mehr Endpunkte, desto mehr potenzielle Fehlerquellen.
In einer herkömmlichen, dezentralen Umgebung verfügen Führungskräfte in der Regel nur über einen begrenzten Überblick über ihre Endgeräte und sehen sich zudem (meistens) mit einer Datenflut aufgrund einer überwältigenden Anzahl von Sicherheitswarnungen konfrontiert. Die Betriebs- und Sicherheitsteams benötigen eine Plattform, um die Daten- und Informationssilos aufzubrechen und sicherzustellen, dass beide Teams durchgängig einheitliche und genaue Daten verwenden.
Führungskräfte müssen in der Lage sein, die dringendsten Bedrohungen schnell zu erkennen und darauf zu reagieren. Mangelnde Transparenz im Netzwerk führt zu unbekannten Schwachstellen und erschwert IT-Teams die Risikobewertung – wodurch die Wahrscheinlichkeit eines Sicherheitsvorfalls steigt. Risikobewertungen sind dynamische Größen und müssen – insbesondere in der neuen, dezentralen Arbeitswelt – auf Echtzeitdaten basieren, um die Umgebung des Unternehmens und dessen allgemeine Anfälligkeit zu schützen.
Von hier nach dort gelangen
Tanium bietet ein einheitliches Endpunktmanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, die erforderliche Transparenz zu erlangen, um die IT-Kosteneffizienz zu steigern, Betriebsabläufe und IT-Sicherheit zu konsolidieren und den geschäftlichen Nutzen zu steigern. Im Gegensatz zu älteren Tools und eng gefassten Punktlösungen liefert Tanium umfassende, präzise Daten in Echtzeit. Dadurch können Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Bildungseinrichtungen:
- Nutzen Sie ungenutzte Vermögenswerte wieder. Helfen Sie dabei, Hardware- und Software-Ressourcen schnell zu ermitteln und zu verwalten, und erstellen Sie ein umfassendes Bestandsverzeichnis, um den Softwarebedarf zu überwachen und zu optimieren sowie unnötige Ausgaben zu reduzieren.
- Konsolidieren und sparen Sie mit einer modernen Plattform. Tragen Sie dazu bei, veraltete Technologien zu beseitigen und unnötige Einzelanwendungen sowie die zu deren Unterstützung erforderliche Infrastruktur zu reduzieren. IT-Führungskräfte können das Endpunktmanagement und die Endpunktsicherheit in einer einzigen Konsole bündeln und den Haushaltsstellen sowie anderen wichtigen Interessengruppen präzise und umsetzbare Daten zur Verfügung stellen, um die Effizienz zu maximieren, Risiken zu minimieren und die Kontrolle zu übernehmen.
- Senken Sie die Supportkosten. Tragen Sie dazu bei, Leistungsprobleme der Endnutzer proaktiv zu überwachen und zu beheben, und entlasten Sie so die IT-Support-Ressourcen. IT-Teams können die Entscheidungsfindung bei kritischen Softwareänderungsinitiativen verbessern, den Lebenszyklus von Hardware mithilfe historischer Daten intelligent verwalten, um den Bedarf an Hardware-Erneuerungen zu bewerten, sowie die durchschnittliche Reparaturzeit und die Anzahl der Supportanfragen reduzieren und so die Produktivität am Arbeitsplatz steigern.
Eine erfolgreiche IT- und Sicherheitsstrategie beginnt mit den Grundlagen: Transparenz und Kontrolle über Ihre gesamte Umgebung hinweg. Es ist jedoch nicht einfach, die Grundlagen richtig zu gestalten, und Entscheidungsträger aus den Bereichen IT und Finanzen benötigen eine moderne Umgebung, die ihnen hilft, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig Betriebsstörungen zu minimieren.
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