Im Oktober gab der Datei-Hosting-Riese Dropbox bekannt, dass er einige seiner Büros schließen und das Homeoffice zum primären Arbeitsort für seine 2 500 Mitarbeiter machen werde. „Dies“, so erklärten Unternehmensvertreter in einem Blogbeitrag auf , „bietet uns die Gelegenheit, eine noch stärkere und vielfältigere Belegschaft aufzubauen, da wir Mitarbeiter mit zunehmend unterschiedlichen Hintergründen und Perspektiven einstellen.“
Angesichts der anhaltenden COVID-19-Pandemie stellen sich viele Unternehmen auf die „neue Normalität“ ein und erwägen deren positive Auswirkungen auf die Produktivität und die Arbeitszufriedenheit. Laut einer von PricewaterhouseCoopers durchgeführten Umfrage „ Juni 2020 “ ( ) , die sich über verschiedene Branchen erstreckte, gaben 83 % der Beschäftigten an, dass sie planen, weiterhin mindestens einen Tag pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Aus derselben Umfrage ging hervor, dass mehr als die Hälfte (55 %) der Arbeitgeber davon ausgeht, ihre Kultur der Arbeit im Homeoffice auch nach dem Ende der Krise fortzusetzen.
Unternehmen nehmen dieses neue Modell mit Begeisterung an. In „ August 2020“, , berichtete das Wall Street Journal unter , dass viele Unternehmen aus der San Francisco Bay Area – darunter Google, Twitter, Tanium und Slack – ihren Mitarbeitern einen Wohnortwechsel ermöglichten, da sie zunehmend auf eine dauerhafte Umstellung auf Remote-Arbeit umstellten.
Doch wie sieht das Arbeiten von zu Hause aus eigentlich konkret aus? Zunächst einmal müssen Unternehmen Zehntausende von Geräten – wie Smartphones, Laptops, PCs, Drucker und vieles mehr – bereitstellen, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen können. IT-Abteilungen müssen zudem diese sogenannten digitalen Endgeräte verwalten, deren Software aktualisieren und sie vor Bedrohungen schützen.
Zudem müssen sie die neuen Herausforderungen der Arbeitnehmer bewältigen. Dazu gehören laut einer aktuellen Umfrage von „ “ auf Slack unter dem Titel „“ unter anderem instabile oder ungesicherte WLAN- und Internetverbindungen sowie die Aufrechterhaltung guter Arbeitsbeziehungen zu Kollegen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, den Mitarbeitern die richtigen digitalen Werkzeuge, Prozesse und Unterstützung im Alltag zur Verfügung zu stellen, um Zusammenarbeit, Produktivität und Engagement zu fördern.
„Die Pandemie hat nicht nur das allgemeine Interesse an der Arbeit im Homeoffice gesteigert“, sagt Jim Alkove , Chief Trust Officer bei Salesforce . „Dies hat die traditionellen Vorstellungen von der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben neu geprägt.“ „Die Instrumente zur Steigerung der Produktivität müssen dies widerspiegeln.“
Hier sind vier Möglichkeiten, wie Sie die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter, die von überall aus arbeiten, gewährleisten können.
Machen Sie sich bereit
Einige Arbeitnehmer verfügten bereits vor Ausbruch der Pandemie über ein Homeoffice. Viele andere taten dies nicht und tun es auch heute noch nicht. Unternehmen müssen zunächst ihre grundlegenden Bedürfnisse erfüllen. Pandio, ein in San Diego ansässiges Start-up für KI-Unternehmenssoftware, versorgte seine 12 Mitarbeiter mit Stehpulten, Stühlen, Laptops und Smartphones. „Jetzt sind wir flexibel“, sagt Gideon Rubin, CEO von „ “. Größere Unternehmen wie Twitter boten an, ihren Mitarbeitern die Kosten für Schreibtische, Schreibtischstühle und WLAN zu erstatten.
Neben der Ausstattung sollten sich Unternehmen laut Alkove auch auf die Aktualisierung cloudbasierter Anwendungen konzentrieren, um die Vernetzung der Mitarbeiter zu gewährleisten und ihnen zu ermöglichen, Arbeitsprojekte problemlos auszutauschen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. „Was vor der Pandemie noch ein Luxus der digitalen Transformation war, ist mittlerweile zur Grundvoraussetzung geworden“, sagt er.
Digitale Plattformen für die Zusammenarbeit wie Zoom, Slack und Google Meet sind ebenfalls unverzichtbar, um die Arbeit zu erledigen. Unternehmen müssen jedoch lernen, diese auch für andere wichtige Prozesse, wie beispielsweise die Einarbeitung und Schulung, geschickt einzusetzen. Laut Alkove spart „ “ bereits „eine unvorstellbare Anzahl an Stunden und Ressourcen“, indem es seinen 50 000 Mitarbeitern Zugang zu „ Trailhead“, seiner Online-Lernplattform, gewährt.
Verkleinern
Viele Arbeitnehmer leiden unter Zoom-Müdigkeit. Und kluge Unternehmen müssen einige wichtige Anpassungen vornehmen. Führungskräfte sollten „wiederkehrende Besprechungen abschaffen, Statusbesprechungen einstellen und diese auf digitale Kanäle verlagern“, sagt Brian Elliott , Vizepräsident des „ Future Forum“ – eines neuen Forschungskonsortiums im Besitz von Slack – unter . „Sparen Sie dem Team Zeit für die eingehende Problemlösung und nutzen Sie diese Zeit, um den sozialen Zusammenhalt zu stärken.“
Noch ein Hinweis für Führungskräfte: Setzen Sie „People Analytics“-Tools mit Bedacht ein. Sie eignen sich hervorragend dazu, die Aktivitäten der Mitarbeiter zu verfolgen und zu erkennen, wie oft und mit welchen digitalen Tools die Teams arbeiten. Doch die Software ist kein Ersatz für zwischenmenschliche Beziehungen.
„Manche Führungskräfte neigen dazu, ihre Mitarbeiter zu vernachlässigen und sie lediglich im Arbeitsablauf zu beobachten“, sagt Dana Borowka , Geschäftsführerin von Lighthouse Consulting Services, einem Unternehmen, das sich auf Personalbeschaffung und Talentmanagement spezialisiert hat. „Das ist der Todesstoß.“ Sollte ein Tool zur Zusammenarbeit nicht genutzt werden, greifen Sie zum Telefon und fragen Sie nach dem Grund.
IT, rufen Sie zu Hause an
Es gibt nichts Schlimmeres, als in der Warteschleife des IT-Helpdesks zu hängen oder wenn Ihre Anfrage – „Wo bleibt mein neuer Laptop?“ oder „Wo ist der Dongle zum Anschließen meines Monitors?“ – einfach im Nichts verschwindet. Für Remote-Mitarbeiter stellt dies einen besonderen Grund zur Frustration dar. IT-Abteilungen sind „ein wesentlicher Bestandteil einer positiven Arbeitserfahrung“, stellte Jeff Spar, ehemaliger CIO des Metropolitan Museum of Art, in einer aktuellen Ausgabe von „ “ fest. Harvard Business Review. „Wenn es nicht gut funktioniert, sind alle frustriert.“
Ein Teil des Problems besteht darin, dass viele Unternehmen die Mitarbeitererfahrung ausschließlich als Aufgabe der Personalabteilung betrachten. Das muss sich ändern, sagt Alkove von Salesforce. „Das Beste, was ein CEO, CSO oder IT-Leiter tun kann, um eine Umgebung zu schaffen, in der von überall aus gearbeitet werden kann, ist, die Grundlagen auf den Punkt zu bringen“, sagt er. Dazu gehört, die Geräte der Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand der Software zu halten, die Multi-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren und Sicherheitspatches stets zu installieren.
Das Hinzufügen von Verfahren wie Single Sign-On mit Multi-Faktor-Authentifizierung mache nicht nur alles sicherer, fügt Alkove hinzu, sondern „verringere auch den Aufwand für die Mitarbeiter, da sie sich nur einmal anmelden müssen, um vertrauenswürdigen Zugriff auf die gesamte Palette der Tools zu erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.“
Ausstempeln
Elliott schlägt vor, dass Arbeitgeber den „ 9-to-5 -Arbeitstag“ überdenken sollten. „Die besten Ergebnisse erzielt man, wenn man Gewohnheiten durchbricht, die in der industriellen Revolution entstanden sind“, sagt er. „Die meisten Unternehmen haben ihre Präsenzbesprechungen lediglich per ‚Lift-and-Shift‘ auf Videokonferenzen verlagert.“ „Das war noch nie die produktivste Art zu arbeiten.“ Stattdessen sollten Führungskräfte den Mitarbeitern gestatten, Arbeitszeiten festzulegen, die ihren privaten Bedürfnissen am besten entsprechen, und sie dazu ermutigen, ihre Verfügbarkeit über Kollaborationswerkzeuge mitzuteilen.
„Den Menschen die Möglichkeit zu geben, Pausen einzulegen, um sich von der Arbeit zu lösen, ihren Tag zu planen und sich körperlich zu betätigen, hat die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie die Produktivität gefördert, Stress abgebaut und das Zugehörigkeitsgefühl gestärkt“, sagt Elliott. Er fügt noch einen letzten Ratschlag hinzu: „Schalten Sie die Benachrichtigungen aus, wenn Sie nicht arbeiten!“
Illustrationen von Michelle Jacobs
